Surat Perintah

SURAT MENYURAT RESMI

“SURAT PERINTAH”

1.      Pengertian Surat

Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak lain. Informasi dalam surat dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan, dan sebagainya. Agar komunikasi melalui surat dinilai efektif, maka isi atau maksud surat harus terang dan jelas, serta tidak menimbulkan salah arti pada pihak penerima.

Sedangkan surat perintah adalah surat yang dikeluarkan oleh pihak yang lebih tinggi dan ditujukan kepada pihak yang lebih rendah atau bawahan, agar pihak yang diperintah berbuat sesuatu atau tidak berbuat sesuatu sesuai dengan yang diterangkan disurat.

2.      Tujuan surat perintah

·         Menyampaikan suatu perintah kepada pembaca untuk berbuat sesuatu

·         Mendapat tanggapan dari pembaca tentang isi surat

3.      Syarat-syarat surat perintah

Secara garis besar suatu surat dapat dikatakan baik apabila memenuhi kriteria berikut ini:

a. Surat perintah disusun dengan teknik penyusunan yang benar, yaitu:

- Penyusunan letak bagian-bagian surat (bentuk surat) tepat sesuai dengan aturan atau pedoman yang telah ditentukan.

- Pengetikan surat benar, jelas, bersih, dan rapi, dengan format yang menarik.

- Pemakaian kertas sesuai dengan ukuran umum.

b. Isi surat perintah harus dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit. Hal ini dimaksudkan agar penerima dapat memahami isi surat dengan cepat, tepat, tidak ragu-ragu dan pengirim pun memperoleh jawaban secara cepat sesuai yang dikehendaki.

c. Bahasa yang digunakan haruslah bahasa Indonesia yang benar atau baku, sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia, baik mengenai pemilihan kata, ejaan, bentuk kata, maupun kalimatnya. Selain itu, bahasa surat haruslah efektif. Bahasa surat juga harus wajar, logis, hemat kata, cermat dalam pemilihan kata, sopan, dan menarik. Nada surat harus hormat, sopan dan simpatik. Sedapat mungkin hindari pemakaian bahasa asing yang padanannya sudah ada dalam bahasa Indonesia.

4. ciri-ciri surat perintah

·         Bentuk dari surat sentering yaitu dengan kata-kata Surat Perintah diletakkan ditengah-tengah kertas surat dan ada pula yang menggunakan bentuk kata Surat Perintah nya diletakkan di tepi kiri lurus dengan kelompok nomor, lampiran , dan hal

·         Surat perintah selalu diawali dengan kata “dasar” atau “alasan” sebagai tanda pertimbangan dikeluarkannya perintah tersebut.

·         Surat perintah bersifat tegas dan dapat dipertanggung jawabkan

5.      Bagian-bagian surat perintah

1.      Kepala Surat Perintah

2.      Isi Surat Perintah

3.      Bagian Akhir Surat Perintah

6.      Tata cara menulis surat perintah

•      Kop surat/instansi yang memberikan surat perintah

•      Kepala Surat Perintah:

Ø  Penulisan ”surat perintah” ditempatkan di tengah naskah surat

Ø  Penulisan nomor berada di bawah tulisan ”surat perintah”

•      Isi Surat Perintah :

Ø  Nama pihak yang memberikan perintah

Ø  Jabatan pihak yang memberikan perintah

Ø  Alamat lengkap pihak yang memberikan perintah

Ø  Kalimat yang menyatakan maksud dari surat perintah tersebut dan yang memerintahkan sebagai pihak 1

Ø  Nama pihak yang diberikan perintah

Ø  Jabatan pihak yang diberikan perintah

Ø  Alamat lengkap yang diberikan perintah

Ø  Kalimat yang menyatakan pihak yang diberikan perintah sebagai pihak ke 2

•      Kop surat/instansi yang memberikan surat perintah

•      Kepala Surat Perintah:

Ø  Penulisan ”surat perintah” ditempatkan di tengah naskah surat

Ø  Penulisan nomor berada di bawah tulisan ”surat perintah”

•      Isi Surat Perintah :

Ø  Nama pihak yang memberikan perintah

Ø  Jabatan pihak yang memberikan perintah

Ø  Alamat lengkap pihak yang memberikan perintah

Ø  Kalimat yang menyatakan maksud dari surat perintah tersebut dan yang memerintahkan sebagai pihak 1

Ø  Nama pihak yang diberikan perintah

Ø  Jabatan pihak yang diberikan perintah

Ø  Alamat lengkap yang diberikan perintah

Ø  Kalimat yang menyatakan pihak yang diberikan perintah sebagai pihak ke 2

Ø  Keterangan tentang apa yang akan dilakukan oleh pihak yang diperintahkan

•      Bagian akhir surat perintah :

Ø  Nama tempat, tanggal, bulan dan tahun ;

Ø  Nama jabatan pemberi perintah;

Ø  Tanda tangan pejabat serta nama jelas pejabat pemberi perintah;

Ø  Stempel jabatan/stempel instansi

Ø  Keterangan tentang apa yang akan dilakukan oleh pihak yang diperintahkan

Sekretaris Profesional Masa Kini

Peran Sekretaris Profesional masa kini

Menjadi sekretaris profesional memang banyak yang harus dipelajari dan diterapkan, nach sekarang peran sekretaris profesional sangat dibutuhkan oleh perusahaan besar.

sekretaris propesional, peran sekretaris profesional, artikel sekretaris profesional

Agar bisa menghadapi ujian ini perlu banyak latihan, seperti mengelola agenda jadwal pimpinan, menangani kas kecil, mengoperasikan teknologi informasi, korespondensi, menangani surat masuk dan surat keluar serta mengelola agenda kegiatan pimpinan. Latihan ini ditujukan bagi mereka yang jurusan Administrasi Perkantoran, termasuk aku sendiri, hehehe.

Untuk soal mengoperasikan teknologi informasi, kita sudah diberitahu. Kita diminta untuk mencari informasi tentang Sekretaris Profesional menggunakan mesin pencari google. Makanya untuk lebih mudahnya mengakses artikel tersebut, aku posting aja di blog ini. Jadi pas ujian produktif nanti tinggal buka blog aja.

Inilah artikel yang sudah aku siapkan. Aku menemukanya di sini.

Eksistensi dan fungsi sekretaris tidaklah sekadar “pembantu atau penggembira pimpinan”. Sekretaris bukan lagi obyek, tetapi subyek penting dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Ibarat sebuah mesin, sekretaris merupakan komponen penting yang keberadaan dan kinerjanya akan berpengaruh terhadap kinerja mesin itu secara keseluruhan. Sebagai suatu profesi, sekretaris tidak selayaknya dipandang remeh. Profesi ini memilih masa depan cerah. Walaupun perkembangan teknologi semakin berkembang dan alat-alat perkantoran canggih yang dapat menggantikan fungsi sekretari terus diperkenalkan setiap saat, tetapi “sentuhan” tangan terampil dan buah pikiran cerdas seorang sekretaris tetap diperlukan sampai kapan pun.
Tugas seorang sekretaris sangat kompleks dan beragam, sehingga apabila tidak dikuasai, tugas-tugas tersebut akan menghambat pekerjaan pemimpin. Dalam dunia bisnis peran sekretaris sangat menentukan keberhasilan perusahaan dalam mengembangkan usahanya. Sekretaris Profesional harus memiliki dan bisa melakukan hal-hal berikut:
1. Menampilkan Citra Perusahaan.
Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Karena sekretaris adalah tangan kanan sang bos, maka sekretaris juga harus menampilkan citra perusahaan yang baik.
2. Baik dan Bertanggung Jawab
Sekretaris juga harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik kepada Bos tapi juga harus baik kepada relasi dan kawan sekantor.
3. Pandai Menjaga Rahasia
Sebagai tangan kanan Bos dan selalu mendapat kepercayaan dari Bos, Sekretaris harus pandai menjaga rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi sang Bos.
4. Tahu Teknoiogi
“-sekretaris bukan hanya harus pandai berdandan, tapi seorang sekretaris juga harus up date terhadap kemajuan teknologi misalnya teknologi informasi.
5. Tahu Accounting dan Pembukuan
Accounting dan pembukuan juga harus dikuasai oleh seorang sekretaris agar bisa melakukan pembukuan kantor.
6. Harus Bisa Bahasa Asing menguasai bahasa asing adalah nilai tambah yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris. Karena biasanya sekretaris selalu diminta Bos untuk bertemu dengan relasi yang berasal dari luar negeri.
7. Mempelajari Karakter Bos
Kenalilah karakter atasan agar Anda tidak salah dalam bertindak dan mengambil keputusan.
8. Mempunyai Etika yang Baik. Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik yaitu dalam hal berbicara, makan, duduk, dsb. Karena itu sangat berkaitan dengan citra perusahaan.
9. Pandai Berbicara di Depan Publik
Kadang sekretaris diminta untuk menemani atasan untuk melakukan presentasi menggantikan sang atasan. Karena itulah sekretaris harus bisa belajar berbicara dengan publik atau pada saat meeting •

Semoga bahasan tentang sekretaris propesional, peran sekretaris profesional, artikel sekretaris profesional diatas dapat memajukan wawasan kita