Surat Perintah

SURAT MENYURAT RESMI

“SURAT PERINTAH”

1.      Pengertian Surat

Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak lain. Informasi dalam surat dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan, dan sebagainya. Agar komunikasi melalui surat dinilai efektif, maka isi atau maksud surat harus terang dan jelas, serta tidak menimbulkan salah arti pada pihak penerima.

Sedangkan surat perintah adalah surat yang dikeluarkan oleh pihak yang lebih tinggi dan ditujukan kepada pihak yang lebih rendah atau bawahan, agar pihak yang diperintah berbuat sesuatu atau tidak berbuat sesuatu sesuai dengan yang diterangkan disurat.

2.      Tujuan surat perintah

·         Menyampaikan suatu perintah kepada pembaca untuk berbuat sesuatu

·         Mendapat tanggapan dari pembaca tentang isi surat

3.      Syarat-syarat surat perintah

Secara garis besar suatu surat dapat dikatakan baik apabila memenuhi kriteria berikut ini:

a. Surat perintah disusun dengan teknik penyusunan yang benar, yaitu:

- Penyusunan letak bagian-bagian surat (bentuk surat) tepat sesuai dengan aturan atau pedoman yang telah ditentukan.

- Pengetikan surat benar, jelas, bersih, dan rapi, dengan format yang menarik.

- Pemakaian kertas sesuai dengan ukuran umum.

b. Isi surat perintah harus dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit. Hal ini dimaksudkan agar penerima dapat memahami isi surat dengan cepat, tepat, tidak ragu-ragu dan pengirim pun memperoleh jawaban secara cepat sesuai yang dikehendaki.

c. Bahasa yang digunakan haruslah bahasa Indonesia yang benar atau baku, sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia, baik mengenai pemilihan kata, ejaan, bentuk kata, maupun kalimatnya. Selain itu, bahasa surat haruslah efektif. Bahasa surat juga harus wajar, logis, hemat kata, cermat dalam pemilihan kata, sopan, dan menarik. Nada surat harus hormat, sopan dan simpatik. Sedapat mungkin hindari pemakaian bahasa asing yang padanannya sudah ada dalam bahasa Indonesia.

4. ciri-ciri surat perintah

·         Bentuk dari surat sentering yaitu dengan kata-kata Surat Perintah diletakkan ditengah-tengah kertas surat dan ada pula yang menggunakan bentuk kata Surat Perintah nya diletakkan di tepi kiri lurus dengan kelompok nomor, lampiran , dan hal

·         Surat perintah selalu diawali dengan kata “dasar” atau “alasan” sebagai tanda pertimbangan dikeluarkannya perintah tersebut.

·         Surat perintah bersifat tegas dan dapat dipertanggung jawabkan

5.      Bagian-bagian surat perintah

1.      Kepala Surat Perintah

2.      Isi Surat Perintah

3.      Bagian Akhir Surat Perintah

6.      Tata cara menulis surat perintah

•      Kop surat/instansi yang memberikan surat perintah

•      Kepala Surat Perintah:

Ø  Penulisan ”surat perintah” ditempatkan di tengah naskah surat

Ø  Penulisan nomor berada di bawah tulisan ”surat perintah”

•      Isi Surat Perintah :

Ø  Nama pihak yang memberikan perintah

Ø  Jabatan pihak yang memberikan perintah

Ø  Alamat lengkap pihak yang memberikan perintah

Ø  Kalimat yang menyatakan maksud dari surat perintah tersebut dan yang memerintahkan sebagai pihak 1

Ø  Nama pihak yang diberikan perintah

Ø  Jabatan pihak yang diberikan perintah

Ø  Alamat lengkap yang diberikan perintah

Ø  Kalimat yang menyatakan pihak yang diberikan perintah sebagai pihak ke 2

•      Kop surat/instansi yang memberikan surat perintah

•      Kepala Surat Perintah:

Ø  Penulisan ”surat perintah” ditempatkan di tengah naskah surat

Ø  Penulisan nomor berada di bawah tulisan ”surat perintah”

•      Isi Surat Perintah :

Ø  Nama pihak yang memberikan perintah

Ø  Jabatan pihak yang memberikan perintah

Ø  Alamat lengkap pihak yang memberikan perintah

Ø  Kalimat yang menyatakan maksud dari surat perintah tersebut dan yang memerintahkan sebagai pihak 1

Ø  Nama pihak yang diberikan perintah

Ø  Jabatan pihak yang diberikan perintah

Ø  Alamat lengkap yang diberikan perintah

Ø  Kalimat yang menyatakan pihak yang diberikan perintah sebagai pihak ke 2

Ø  Keterangan tentang apa yang akan dilakukan oleh pihak yang diperintahkan

•      Bagian akhir surat perintah :

Ø  Nama tempat, tanggal, bulan dan tahun ;

Ø  Nama jabatan pemberi perintah;

Ø  Tanda tangan pejabat serta nama jelas pejabat pemberi perintah;

Ø  Stempel jabatan/stempel instansi

Ø  Keterangan tentang apa yang akan dilakukan oleh pihak yang diperintahkan